Lectura de facturas, albaranes y pedidos
Extraemos los datos que necesitas de cada documento, cotejamos pedido, albarán y factura, y proponemos el registro en tu programa de gestión. Lo que no cuadra va a una bandeja de revisión en lugar de colarse.
Caso de uso / Administración y gestión
IA para administración y gestión en pequeñas empresas
Facturas, albaranes, pedidos, documentos y procedimientos internos. El trabajo administrativo que se repite cada semana es un buen punto de partida para aplicar IA, porque se puede medir antes y después. Lo implantamos contigo y dejamos claro en qué momentos revisa una persona.
01 / El problema
Menos tareas repetidas. Más control de tu negocio.
- Los mismos datos se teclean dos o tres veces: del PDF o el papel al programa de gestión y de ahí a una hoja de cálculo.
- Facturas, albaranes y pedidos que no cuadran se descubren tarde, cuando ya están contabilizados o pagados.
- Los documentos viven repartidos entre el correo, carpetas compartidas y el ordenador de cada persona.
- Hay dudas sobre procedimientos, contratos o fichas que solo sabe resolver una persona del equipo.
- El informe mensual se monta a mano y llega cuando ya es tarde para corregir una desviación.
02 / Qué podemos construir contigo
Soluciones concretas, sobre tus herramientas.
Consultas con fuentes y permisos
Un asistente que responde preguntas sobre tus procedimientos, contratos o fichas citando el documento del que sale cada respuesta. Cada persona solo ve lo que ya podía consultar.
Informes y alertas
Resúmenes periódicos preparados a partir de tus datos, con avisos cuando algo se sale de lo habitual: un cobro que se retrasa, un coste que sube o un pedido sin factura.
Organización documental
Ordenamos dónde se guarda cada tipo de documento y con qué nombre, para que la información se encuentre y la IA trabaje sobre fuentes fiables.
03 / Cómo lo trabajamos
No te decimos lo que hay que hacer.
Lo hacemos contigo.
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Miramos el trabajo real
Revisamos contigo una muestra de documentos y el recorrido que siguen hoy: quién los recibe, dónde se registran y dónde se atascan.
- 02
Acotamos un primer alcance
Un tipo de documento, un proveedor o un informe. Medimos cuánto cuesta hoy para tener un punto de partida.
- 03
Construimos e integramos
Conectamos la solución con las herramientas que ya usáis y la probamos con documentos reales, en paralelo al proceso actual hasta que sea fiable.
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Formamos, medimos y decidimos
Formamos a quien la va a utilizar, comparamos con el punto de partida y decidimos contigo si compensa ampliarla.
Control humano
Definimos contigo qué se automatiza del todo, qué se propone para que alguien lo valide y qué decide siempre una persona. Tu equipo revisa los datos y las conclusiones antes de incorporarlos a sus sistemas o tomar decisiones.
04 / Qué medimos
Antes y después, con los mismos indicadores.
- Tiempo de registro por documento.
- Errores y discrepancias detectados antes de contabilizar.
- Tiempo para encontrar un documento o resolver una duda.
- Horas dedicadas a preparar informes.
- Documentos que necesitan corrección manual, como medida de fiabilidad.
05 / Encaje orientativo con IA360
Un proyecto así sigue la orientación del bono.
El Plan IA360 orienta el futuro bono a servicios con valor añadido, como desarrollo, integración, trabajo con datos y rediseño de procesos, y excluye la mera suscripción a licencias. Un proyecto con diagnóstico, caso de uso, implantación, formación y medición encaja con esa orientación.
Encajar con la orientación no es lo mismo que ser subvencionable. Quién puede solicitarlo, qué gastos se admiten y con qué importes lo dirán las bases, que todavía no se han publicado. Preparar el proyecto no garantiza la ayuda.
Ejemplos orientativos, no casos de clientes. El alcance y los resultados se definen con cada empresa.
El siguiente paso, juntos
Veamos si encaja
en tu empresa.
Cuéntanos qué tarea quieres mejorar. Revisamos contigo un ejemplo real y te decimos si tiene sentido empezar por ahí.